Wie finde ich heraus welche Warenwirtschaft am besten zu meinen Anforderungen passt? Das ist gar nicht mal so einfach. Seit Jahren haben wir immer wieder verschiedene Kombinationen ausprobiert und sind jetzt für unsere Ansprüche bei einer Lösung angekommen, mit der wir immerhin zu 90% zufrieden sind. Aber wie findet man die beste WaWi Lösung?
Bevor man sich Billbee, Pickware, WeClapp und andere Möglichkeiten anschaut, muss man für sich genau definieren was man braucht. Klingt banal, aber man wird so schnell erschlagen durch die Menge an WaWi’s die es gibt, dass es einem nur weiterhilft, wenn man viele ERP‘s gleich von Anfang an ausschließen kann, weil sie an der ein oder anderen Stelle an ihre Grenzen kommen.
- Wie viele Bestellungen kommen täglich rein?
Sprechen wir hier von 20, 30 oder 50 Bestellungen am Tag müssen wir uns nicht mit Pixi oder Navision beschäftigen. Die Kosten für einige WaWi’s sind schlicht und ergreifend zu hoch. Ein vollautomatischer Prozess ist zwar schön und gut, aber wenn die Einrichtung in die vier- oder sogar fünfstellige Summe geht, sind die Großen eher uninteressant.
- Welches Shopsystem hat man?
Ob Shopware, Magento, Plenty oder Oxid, das Shopsystem hat natürlich Einfluss auf die Wahl der WaWi. Schaut gleich bei der WaWi, ob es hierzu eine Schnittstelle zu eurem Shopsystem gibt.
- Ist für euch eine Lagerwirtschaft wichtig?
Klingt nach einer rhetorischen Frage, aber kommt immer öfter vor. Verkauft man seine Artikel nur über Dropshipping-Partner, ist es höchstens relevant, dass man die Menge auf 0 Stellen kann und damit die Verkäufe stoppt. Muss man sich aber nicht mit Mindestmengen, Bestellmengen etc. beschäftigen werden schnell WaWi’s interessant, die simpler gestrickt sind.
- Wie groß ist das Thema Buchhaltung bei euch und welche Zahlungsanbieter müssen abgebildet werden?
Man möchte nicht hergehen und jede Zahlung manuell kontrollieren und auf bezahlt setzen müssen. Das sollte automatisch erfolgen, ansonsten verliert man viel Zeit am Tag. Auch die Bestellungen sollten alle an einem Ort bearbeitet werden, ob sie aus dem Shop, von Etsy oder Amazon kommen. Allein für die Buchhaltung ist es essentiell, dass die Zahlung klar einer Rechnung zugeordnet werden. Gerade bei Unternehmen die eine Bilanz (z.B. GmbHs) vorweisen müssen, kommen wir nur mit einer ordentlichen Buchhaltung weiter.
- Cloud-Lösung oder Lokal
Wegen der DSGVO muss man sich hier weniger Gedanken machen, da so ziemlich alle großen WaWi Anbieter hier DSGVO konform arbeiten, aber favorisiert man eine Cloud Lösung oder eine lokale Installation kann beides seinen Charme haben.
- Skalierbarkeit
Eine Frage, die man sich auch stellen muss. Ist der eigene Webshop skalierbar und wohin soll der Weg gehen? Man möchte nicht alle zwei Jahre eine neue WaWi einführen müssen, wenn die alte schon wieder an ihre Grenzen stößt. Ein Wechsel ist immer mit viel Arbeit und Geld verbunden. Bezieht diese Überlegung auf der Suche nach der idealen WaWi mit ein.
Das waren so die Fragen, um die es sich bei uns immer gedreht hat. Aber kommen wir endlich zu den Tools.
Orgamax
Angefangen haben wir mit der WaWi Orgamax. Ich weiß…da dreht sich einigen der Magen um, aber für uns als Start-Up war das eine sehr simple und ordentlich Lösung. Warum sich manchen der Magen umdreht? Hat man mal 30-40 Bestellungen am Tag ist man ganz schnell bei 2-3 Stunden Bearbeitungszeit PRO TAG. Warum hatten wir trotzdem lange Orgamax? Weil wir langsam gewachsen sind und die Buchhaltung sowie das Lager ziemlich gut im Griff hatten mit der Lösung aus dem Hause Deltra. Für Einsteiger finde ich es immer noch ein gutes System, das sich auch lokal installieren lässt. Man konnte sauber die Eingangsrechnungen erfassen (inklusive Buchungssatz) und die Ausgangsrechnungen hatten wir auch gut im Griff.
Es gab zwei große Mankos die letztendlich dazu geführt haben, dass wir Orgamax wieder abgelöst haben.
- Das System wurde trotz Archivierung etc. auf Dauer unglaublich langsam.
- Amazon Payment konnte bis zum Zeitpunkt der Ablösung nicht abgerufen werden und der manuelle Aufwand war dadurch zu hoch.
Es gab auch noch zwei weitere Punkte, die aber unfair wären sie der Software anzukreiden. Wir haben unsere gesamten Prozesse geändert und das Shopsystem von xt Veyton zu Shopware. Durch das neue Shopsystem wurden andere WaWi’s interessant und da wir sehr viel inzwischen über Dropshipping vertreiben war die Lagerhaltung nicht mehr so wichtig und das Thema Cloud wurde interessanter, da wir inzwischen dezentraler arbeiten
WeClapp
Was wir uns direkt angeschaut hatten war WeClapp. Auf meiner Suche bin ich immer wieder auf diesen Namen gestoßen und wollte mir die Lösung mal anschauen. Um es gleich vorweg zu nehmen. Wir haben uns gegen WeClapp entschieden, was aber nicht in der Qualität begründet war. Ich liebe Automatismen und WeClapp ist eine sehr mächtige ERP in diesem Bereich. Ein toller Support, der mir in der Testphase fast alles beantworten konnte und mir geholfen hat hier eine Idee von dieser ERP zu bekommen. Warum wir uns dann doch dagegen entschieden hatten? Ganz einfach gesagt, ist für uns WeClapp in diesem Moment zu mächtig. Vom Bestelleingang, über den Zahlungsabgleich bis hin zum Buchungssatz und Abgleich mit dem Warenbestand (und bei Bedarf Bestellung beim Lieferanten), kann hier alles automatisiert werden. Wir benötigen aber die meisten der Optionen nicht und der zeitliche Aufwand WeClapp einzuführen wäre zu groß gewesen.
Pickware
Tja, einer der Gründe weshalb wir damals Shopware gewählt hatten war Pickware. Wir haben Pickware nur teilweise bei uns im Einsatz, da es inzwischen eh dabei ist bei Shopware, aber für alle wichtigen Dinge wie Rechnungserstellung, Buchhaltung etc. haben wir uns gegen Pickware entschieden. Um es auf den Punkt zu bringen. Pickware ist nichts Halbes und nichts Ganzes. Nett trifft es vielleicht am besten. Das mag auch am Backend von Shopware liegen, an den Fenstern, die manchmal nicht laden oder abstürzen usw. Das arbeiten im Backend von Shopware (so gut das Shopsystem ansonsten auch ist) kann man vergleichen mit dem Lieferdienst um die Ecke, der neben Pizza auch Burger, Thai und griechisch anbietet. Wenn man was wirklich Gutes will kocht man dann doch lieber selbst oder bestellt beim Restaurant seines Vertrauens.
Billbee
Lösung Nummer 1 die wir nun bei swook im Einsatz haben ist Billbee, da es kinderleicht einzurichten ist und genau das macht, was es soll. Es ruft die Lieferungen aus Shopware ab, der Zahlungsabgleich funktioniert bei PayPal und der Bank halbautomatisch und bei Amazon manuell, aber sehr schnell. Der Status einer Bestellung lässt sich einfach verändern und stößt dadurch automatisch in Billbee hinterlegte Tasks an, wie Versand der Rechnung per Email an die Kunden, Infos über die Änderung des Status an den Kunden und an das Backend von Shopware sowie Versandinfos an die Kunden.
Es ist nicht alles automatisch, aber durch Filtern und sortieren ist man nach kurzer Eingewöhnung sehr schnell. Also 50 Bestellungen und über drei verschiedene Zahlungseingänge sind in ca. 10 Minuten fertig und die Rechnungen als PDF erstellt und auf Wunsch auch gedruckt und versendet an den Kunden. Sind es mal 100 Rechnungen an einem Tag, ist das auch in 15 Minuten erledigt. Etsy kommt genauso mit rein wie Bestellungen aus Amazon. Den Status einer Bestellung kann man auch an Shopware zurückwerfen und somit das Kundenkonto aktuell halten. Insgesamt eine schnelle und saubere Lösung, die für unsere Bedürfnisse perfekt passt.
Der Support per Mail funktioniert auch sehr ordentlich und schnell. Im Gegensatz zu anderen Anbietern auch noch gut, wenn man schon das Jahresabo bezahlt hat. 😉
Billbee ist aber KEINE WaWi in dem Sinn, dass sie auch die Buchhaltung für einen erledigt. Das ist ein Nachteil aber kein Kritikpunkt, da sich Billbee hierfür auch nicht bewirbt. Dafür braucht man eine Ergänzung zu Billbee.
Insgesamt ist Billbee das, was wir von Pickware erwartet hätten.
SevDesk
Zuerst hatten wir uns SevDesk angeschaut als Ergänzung zu Billbee. Eine Toollösung für die Verbuchung der Ausgangsrechnung und auch der Eingangsrechnungen. Ich mache es kurz… unser Eindruck war sehr durchwachsen. Beim Abruf der Rechnung aus Billbee gab es viele Probleme (Dopplungen), bei Paypal wurden die PayPal-Gebühren aus einem nicht ersichtlichen Grund nicht separat aufgestellt, was eine ordentliche Verbuchung von PayPal unmöglich gemacht hat und der Hauptkritikpunkt ist der Support. Sehr freundlich, aber auch sehr langsam. Antwortzeiten von 4-6 Werktagen waren normal.
SevDesk würde ich jemandem empfehlen, der eine simple Lösung sucht, um Rechnungen zu erstellen und eine kleine Buchhaltung braucht. Für komplexere Aufgaben eher weniger.
Buchhaltungsbutler
Ganz ehrlich…ich hatte den Namen gelesen und mir gedacht…“naja“. Irgendwie spricht mich der nicht an. Alles wirkt doch eher konservativ und nüchtern, ABER ich bin immer noch begeistert. Die Lösung passt in Verbindung mit Billbee wie der Deckel auf einen Topf.
Die Rechnungen, werden automatisch von Billbee an den Buchhaltungsbutler übertragen (5,-€ Aufpreis für die Schnittstelle). Gleichzeitig ruft man ganz simpel über den Butler die Zahlungen aus PayPal und der Sparkasse ab. Die Ausgangsrechnungen werden zu 98% automatisch erkannt, der PayPal-Zahlung zugeordnet und man kann alles mit zwei Klicks direkt auf die korrekten Konten verbuchen.
Bei der Bank das gleiche Spiel und Eingangsrechnungen werden als PDF hochgeladen. Der Scan erkennt überraschend zuverlässig Werte wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag etc. der Eingangsrechnung. Dazu lernt das System… verbucht man eine Eingangsrechnung einmal auf Konto XY und kommt vom gleichen Anbieter wieder eine, verbucht er sie beim zweiten Mal automatisch, korrekt.
AmazonPay, Etsy und andere Marktplätze kann er zwar nicht abrufen, aber es gibt eine simple Upload Lösung. Einfaches Beispiel… viele 100 Bestellungen, die über AmazonPay bezahlt wurden, lade ich monatlich den etwas abgeänderten Kontoauszug per CS von AmazonPay beim Butler hoch und er findet auch hier 98% aller Rechnungen. Das funktioniert überraschend gut.
Unser Steuerberater ist zumindest hellauf begeistert wie er die Daten inzwischen bekommt und sie sind so gut wie fehlerfrei was wiederum die Kosten beim Steuerberater gesenkt hat.
Fazit
Die perfekte WaWi gibt es nicht, aber was ich als Tipp mitgeben kann ist erst die genaue Analyse zu machen was man wirklich braucht und dann an Hand des Lastenheftes eine Testversion nach der anderen anzuschauen. Vor der Suche wäre ich nie auf die Idee gekommen, dass wir eine Kombi aus zwei Tools verwenden würden. Ich bin eigentlich ein strikter Gegner von zu vielen Tools, aber in diesem Fall fahren wir sehr gut damit und liegen bei knapp 150,-€ / Monat. Wichtiger als der Preis ist aber vielmehr die Zeitersparnis und die ist für uns sehr groß. Wenn ich alles zusammenzähle komme ich auf ca. 8 Stunden/Monat für die Buchhaltung und täglich unter 20 Minuten für die Ausgangsrechnungen.
